Das häufigste Argument gegen Microsoft 365 in deutschen Vorstandsvorlagen ist inzwischen vier Jahre alt und stimmt so nicht mehr. Wenn Sie gerade den Beschluss der Datenschutzkonferenz (DSK) von 2022 zitieren wollen, um einen Wechsel zu begründen, wird Ihnen jeder halbwegs informierte Justiziar widersprechen. Und er hätte recht.
Ich bin Miki, Geschäftsführer von DECODE in Düsseldorf. Seit über 25 Jahren baue ich Software, und kaum eine Frage wird derzeit in deutschen IT-Abteilungen so oft gestellt wie diese: Kommen wir von Microsoft 365 weg, und was kostet das?
Die ehrliche Antwort ist unbequemer als die üblichen Anbieterlisten vermuten lassen. Der rechtliche Grund ist weitgehend weg. Die geschäftlichen Gründe sind geblieben.
Und der Weg raus führt nicht über einen Suite-Tausch, sondern über einzelne Schichten, von denen die wichtigste in kaum einem Vergleichsartikel vorkommt.
Das Wichtigste in Kürze
E-Mail und Kalender statt Exchange und Outlook: mailbox.org, Open-Xchange, Tuta, Proton und Infomaniak kSuite, ab 1 Euro pro Nutzer und Monat. Die reifste Schicht und der realistischste erste Schritt.
Office statt Word, Excel und PowerPoint: LibreOffice, Collabora Online und ONLYOFFICE. Die Dateiformate sind kein Problem, VBA-Makros schon.
Dateien statt OneDrive und SharePoint: Nextcloud und ownCloud Infinite Scale. Nextcloud Standard kostet ab 53,17 Euro pro Nutzer und Jahr, Hosting und Betrieb nicht eingerechnet.
Chat und Video statt Teams: Element auf dem Matrix-Protokoll, Jitsi und Nextcloud Talk. Teams ist kein Produkt, sondern eine Klammer, deshalb braucht es hier mehrere Werkzeuge.
openDesk bündelt genau diese Bausteine: Der Arbeitsplatz der ZenDiS kombiniert Open-Xchange, Nextcloud, Collabora Online, Element und Nubus. Der Bund hat 8.475 Lizenzen produktiv, kann aber nicht beziffern, wie viele Arbeitsplätze wirklich von Microsoft weg sind.
Wer heute mit der DSGVO gegen Microsoft 365 argumentiert, argumentiert mit einem Stand von 2022. Das ist der Punkt, an dem ich in Gesprächen fast immer als Erstes bremse, auch wenn das Gegenüber es ungern hört.
Der EDPS hatte im März 2024 festgestellt, dass die EU-Kommission mit ihrer Nutzung von Microsoft 365 gegen die Datenschutzregeln für EU-Institutionen verstößt. Im Juli 2025 hat er das Verfahren geschlossen und die Mängel als behoben bewertet.
Das EU-US Data Privacy Framework steht ebenfalls. Das Gericht der EU hat die Nichtigkeitsklage in der Sache Latombe im September 2025 abgewiesen und den Angemessenheitsbeschluss bestätigt.
Ein Rechtsmittel zum Europäischen Gerichtshof (EuGH) ist anhängig. Gültig, aber im Verfahren: mehr, aber eben auch nicht weniger.
Und in Deutschland hat der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit nach Verhandlungen mit Microsoft im November 2025 festgestellt, dass eine datenschutzgerechte Nutzung unter Bedingungen möglich ist.
Grundlage sind das DPF, die EU Data Boundary und ein verbesserter Auftragsverarbeitungsvertrag für öffentliche Stellen.
Der Haken: Dieser Vertrag steht anderen Ländern nicht ohne Weiteres zur Verfügung. Die DSGVO-Konformität ist also kein Naturzustand, sondern das Ergebnis konkreter vertraglicher Arbeit. Meine Empfehlung: Streichen Sie das Datenschutzargument aus Ihrer Vorlage und ersetzen Sie es durch die drei, die halten.
Der stärkste verbliebene Grund ist strukturell, nicht juristisch. Vor dem französischen Senat wurde Anton Carniaux, Director of Public and Legal Affairs bei Microsoft France, im Juni 2025 unter Eid gefragt, ob er garantieren könne, dass Daten französischer Bürger nie ohne französische Zustimmung an US-Behörden gehen. Seine Antwort vor dem Senat: „Non, je ne peux pas le garantir.“
Er ergänzte, das sei nie vorgekommen, Microsoft prüfe Anfragen, weise unbegründete zurück und verlange das Recht, Kunden vorab zu informieren. Das ist glaubwürdig und ändert nichts am Kern. Solange der CLOUD Act existiert, ist die Frage kein Vertrauensproblem, sondern ein Rechtsrahmen.
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Dazu kommt die Kostenkurve. 64 Prozent der Unternehmen hatten 2025 steigende Cloud-Kosten, 54 Prozent erwarten 2026 weitere Steigerungen, nur 9 Prozent rechnen mit Rückgängen. Microsoft bündelt Copilot inzwischen in die Business-Tarife: Business Basic liegt bei 6,07 EUR, Business Premium mit Copilot bei 27,73 EUR pro Nutzer und Monat.
Der dritte Grund ist Kontrolle. Microsoft hat mit den European Digital Commitments, der Sovereign Public und Private Cloud und Partner-Clouds wie Delos Cloud in Deutschland ernsthaft nachgelegt, inklusive Zusage, Abschaltanordnungen anzufechten und Data-Guardian-Modell mit Zugriffskontrolle durch in Europa ansässiges Personal.
Der Analyst Axel Oppermann formuliert den Einwand präzise: „Souveränität wird simuliert“, weil Codebasis, Update-Zyklen und Schlüsselmechanismen weiter beim Hersteller liegen. Ich halte beides für zutreffend. Es hängt davon ab, welche Art von Kontrolle Sie brauchen.
Die Lücke zwischen Absicht und Handlung ist in diesem Markt größer als in jedem anderen IT-Thema, das ich kenne. Und sie ist gut vermessen.
85 Prozent der Unternehmen halten Deutschland für zu abhängig von US-Cloud-Anbietern. 71 Prozent nutzen US-Anbieter, nur 8 Prozent würden das bevorzugen. 53 Prozent nutzen deutsche Anbieter, 91 Prozent würden es gerne.
Nur haben 34 Prozent je den Anbieter gewechselt, 20 Prozent planen es. 59 Prozent nennen Lock-in als Haupthindernis, 49 Prozent sehen keine strategische Notwendigkeit. Und 43 Prozent sagen, für ihre Anforderungen existiere keine gleichwertige europäische Alternative.
Dieser letzte Wert ist der ehrlichste in der ganzen Debatte. Parallel ist das Vertrauen in die USA als Technologiepartner von 51 auf 38 Prozent gefallen.
Sie haben es also mit einem Markt zu tun, der wechseln will, aber die Migrationskosten scheut. Wer das nicht offen anspricht, verkauft Ihnen etwas. Und wer die Abhängigkeit ernst nimmt, muss Lock-in-Effekte systematisch abbauen, statt sie nur zu benennen.
Microsoft 365 ist kein Produkt, sondern ein Bündel. Deshalb lohnt sich der Blick pro Schicht: E-Mail, Office, Dateien und Zusammenarbeit haben jeweils eigene Alternativen, eigene Preise und eigene Grenzen.
Wenn Sie irgendwo anfangen, fangen Sie hier an. E-Mail und Kalender stehen auf offenen Protokollen, die Migrationswerkzeuge sind ausgereift, und das Nutzerverhalten ändert sich kaum.
| Anbieter | Firmensitz / Hosting | Ersetzt | Preis (Business) | Einschränkung |
|---|---|---|---|---|
| mailbox.org | Deutschland, Server ausschließlich in DE | Exchange, Outlook Web | 1 / 4 / 12 EUR pro Nutzer/Monat | Servicepakete extra: 25 EUR (bis 50 Postfächer), 75 EUR (bis 250), 250 EUR (unbegrenzt) |
| Tuta | Deutschland, ISO 27001 | Mail, Kalender, Kontakte | 6 / 8 / 12 EUR pro Nutzer/Monat | Ende-zu-Ende-verschlüsselt, eigene Clients nötig, keine Office-Suite enthalten |
| Proton Business | Schweiz | Mail, Kalender, Drive, Docs, Sheets | Workspace Standard 12,99 EUR, Workspace Premium 19,99 EUR pro Nutzer/Monat (Jahresabrechnung), Enterprise auf Anfrage | Standard 1 TB/Nutzer, Premium 3 TB, Meetings bis 100 bzw. 250 Teilnehmer |
| Infomaniak kSuite | Schweiz, eigene RZ in Genf und Zürich | Mail, kDrive, kMeet, kChat, kDocs | ab 1,76 CHF pro Nutzer/Monat | Einstiegspreis, kleineres Partner- und Support-Ökosystem |
| Open-Xchange | Deutschland | Exchange-Backend | auf Anfrage / über Provider | kein Direktvertrieb, Vertrieb fast ausschließlich über Provider |
Schleswig-Holstein hat rund 44.000 Postfächer auf Open-Xchange migriert. Das ist der beste verfügbare Beleg dafür, dass diese Schicht in großem Maßstab funktioniert.
Die Dateiformate sind das kleinste Problem. LibreOffice, Collabora Online und ONLYOFFICE lesen und schreiben Office Open XML (OOXML) gut genug für den Alltag. Was Migrationen scheitern lässt, sind die zwölf Excel-Modelle mit Makros in Visual Basic for Applications (VBA), an denen Ihr Controlling hängt.
| Anbieter | Firmensitz / Hosting | Ersetzt | Preis (Business) | Einschränkung |
|---|---|---|---|---|
| LibreOffice | The Document Foundation, Berlin | Word, Excel, PowerPoint (Desktop) | kostenlos, Open Source | Keine Web-Zusammenarbeit ohne zusätzlichen Server |
| Collabora Online | UK / Deutschland | Office im Browser | auf Anfrage | Keine öffentlichen Listenpreise |
| ONLYOFFICE | Ascensio System SIA, Riga, Lettland | Office im Browser und Desktop | Community AGPL-3.0 kostenlos, kommerzielle Editionen auf Anfrage | Herkunftsfrage (siehe unten) wird in DACH-Ausschreibungen gestellt |
Der belastbarste Praxisnachweis kommt aus der Verwaltung. Schleswig-Holstein hat rund 80 Prozent der Arbeitsplätze auf LibreOffice umgestellt, die Steuerverwaltung ausgenommen. Dänemarks Digitalisierungsministerium geht denselben Weg.
Und nein, Dänemark steigt nicht auf Linux um, Windows bleibt auf den Rechnern. Nur die Office-Suite wird getauscht.
Mein Rat: Inventarisieren Sie Ihre Makros und Add-ins, bevor Sie irgendetwas anderes tun. Wenn diese Liste lang ist, ist Office die letzte Schicht, die Sie anfassen, nicht die erste.
Dateiablage lässt sich ersetzen. Teams nicht in einem Stück, weil Teams kein Produkt ist, sondern eine Klammer um Chat, Video, Dateien, Kalender und Prozesse.
| Anbieter | Firmensitz / Hosting | Ersetzt | Preis (Business) | Einschränkung |
|---|---|---|---|---|
| Nextcloud | Deutschland | OneDrive, SharePoint, teilweise Teams | Standard ab 71,29 EUR/Nutzer/Jahr (ab 200 Nutzern 53,17 EUR), Premium 104,99 / 81,99 EUR | Mindestens 100 Nutzer, Support auf Englisch, Hosting und Betrieb nicht enthalten |
| Nextcloud Talk | Deutschland | Teams-Meetings und Chat | 42 EUR/Nutzer/Jahr ab 100 Nutzern | Separate Subscription, nicht in Standard enthalten |
| ownCloud | Deutschland, Eigentümer Kiteworks (USA) | OneDrive, SharePoint | auf Anfrage | Infinite Scale 8.0.8 (August 2026), SaaS-Variante in Deutschland gehostet |
| Element | UK, Matrix-Protokoll | Teams-Chat | Community kostenlos (AGPL), Enterprise und Sovereign auf Anfrage | Seat-Preise nur über Vertrieb |
Nextcloud Standard ab 200 Nutzern entspricht rund 4,43 EUR pro Nutzer und Monat. Rechnen Sie damit bitte nicht gegen Microsoft, denn in dieser Zahl stecken kein Hosting, kein Betrieb, kein Backup und kein Personal.
Und hier die Lücke, die in dieser Debatte kaum jemand benennt: Es gibt keine unabhängige Studie zu den Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO), die selbst gehostetes Nextcloud gegen Microsoft 365 stellt. Die verfügbaren Rechnungen stammen durchweg von Herstellern, Systemhäusern oder Hostern mit offensichtlichem Interesse.
Dass diese Studie fehlt, ist selbst Teil des Problems. Dass die Chat-Schicht funktioniert, zeigt die Bundeswehr: Der BwMessenger auf Matrix und Element hat laut Herstellerangabe über 100.000 Nutzer und ist auf Dienstgeräten für Verschlusssachen der Stufe „nur für den Dienstgebrauch“ (VS-NfD) zugelassen.
openDesk ist die interessanteste Entwicklung im Markt und wird gleichzeitig maßlos überschätzt. Der Stack der ZenDiS GmbH, beauftragt vom Bund, bündelt genau die Bausteine, die Sie sonst einzeln zusammensuchen.
Die Zahlen aus dem Bundestag sind ernüchternd ehrlich. Die Bundesverwaltung hält 8.756 openDesk-Lizenzen, 8.475 sind aktuell produktiv, rund 280 im Pilotbetrieb.
Die Bundesregierung erklärt ausdrücklich, es gebe keine belastbare Aussage darüber, wie viele Arbeitsplätze tatsächlich von Microsoft weg migriert wurden. openDesk sei „noch kein exklusiver Ersatz“.
Ich halte openDesk trotzdem für relevant, allerdings anders als beworben. Sein Wert liegt für den Mittelstand nicht im Bezug als Produkt, sondern als geprüfte Referenzarchitektur. Wenn Sie wissen wollen, welche europäischen Komponenten sich sauber miteinander betreiben lassen, ist die Komponentenliste oben die nützlichste Information in diesem Artikel.
Der einzige belastbar dokumentierte Erfolg in Deutschland hat funktioniert, weil er kein Big Bang war. Schleswig-Holstein hat nicht Microsoft 365 gegen etwas anderes getauscht, sondern Schicht für Schicht ersetzt.
Der Stand nach Angaben der Landesregierung vom Dezember 2025: rund 80 Prozent der Arbeitsplätze auf LibreOffice, rund 44.000 Postfächer auf Open-Xchange, Microsoft-Lizenzanteil unter 10 Prozent. Die Ersparnis liegt bei über 15 Mio. EUR jährlich an Lizenzkosten, gegen einen einmaligen Investitionsbedarf von 9 Mio. EUR im Jahr 2026.
Der lehrreichste Teil steht am Rand der Meldung: Die Steuerverwaltung ist ausgenommen, ohne Zeitplan. Das Land hat den schwierigsten Bereich bewusst ausgeklammert, statt das ganze Vorhaben daran scheitern zu lassen.
Genau das würde ich Ihnen auch raten. Definieren Sie zuerst, welcher Bereich nicht migriert wird, und migrieren Sie den Rest. Ein Projekt, das 80 Prozent erreicht und 20 Prozent ehrlich offenlässt, ist erfolgreicher als eines, das 100 Prozent verspricht und bei 30 Prozent stehen bleibt.
Es gibt Konstellationen, in denen ich klar davon abrate. Das sind keine exotischen Sonderfälle, sondern die Regel bei Unternehmen, die Microsoft 365 seit Jahren tief integriert haben.
Ein Wort zum EU Data Act, weil er in dieser Frage oft falsch gelesen wird. Die Verordnung gilt seit dem 12. September 2025, und Artikel 29 schafft Wechselentgelte ab, vollständig ab dem 12. Januar 2027. Das senkt die Ausstiegsgebühr, nicht die Migrationskosten.
Die 59 Prozent, die Lock-in als Hindernis nennen, meinen SharePoint-Berechtigungen, Teams-Historie und Power-Automate-Flows. Diese Rechnung stellt Ihnen kein Anbieter, die zahlen Sie an Ihr eigenes Team.
Halten Sie die Reihenfolge ein, sie ergibt sich aus dem Migrationsrisiko:
Mehr braucht es für die Werkzeugreihenfolge nicht. Die strategische Bewertung, wie viel Abhängigkeit für Ihr Unternehmen vertretbar ist, gehört in eine eigene Diskussion, ebenso wie die konkreten Maßnahmen für Cloud und Daten, die darüber hinausgehen.
Ja, und in der Praxis ist das der Normalfall. Schleswig-Holstein betreibt beides seit Jahren nebeneinander, weil die Steuerverwaltung bewusst auf Microsoft bleibt. Auch bei der Identitätsverwaltung ist Parallelbetrieb vorgesehen: Nubus lässt sich während der Migration neben dem bestehenden Active Directory betreiben. Rechnen Sie allerdings mit doppelten Lizenzkosten, solange beide Welten laufen.
Einfache Makros meist ja, komplexe VBA-Modelle in der Regel nicht ohne Nacharbeit.
LibreOffice bringt eine eigene Basic-Umgebung mit und kann VBA teilweise interpretieren, aber nicht vollständig. Planen Sie für jedes geschäftskritische Makro eine Neuentwicklung ein, nicht eine Migration. Deshalb steht Office am Ende der Reihenfolge und nicht am Anfang.
Die Rohdaten sind das kleinere Problem: Postfächer, Dateien und Kalender lassen sich exportieren. Schwierig wird es bei allem, was Struktur statt Inhalt ist, also SharePoint-Berechtigungsmodellen, Teams-Verläufen, OneNote-Notizbüchern und Power-Automate-Flows. Diese Objekte haben in europäischen Alternativen kein direktes Gegenstück und müssen neu aufgebaut werden.
Auf Modellebene ja, auf Integrationsebene nein. Mit Mistral AI und Aleph Alpha existieren europäische Sprachmodelle, und einzelne Anbieter binden KI direkt ein, etwa Proton mit Lumo AI in der Premium-Stufe. Was fehlt, ist die tiefe Verzahnung mit Dokumenten, Kalender und Meetings, die Copilot ausmacht. Wer Copilot heute produktiv nutzt, findet dafür derzeit keinen gleichwertigen europäischen Ersatz.
Wenn Sie bis hierher gelesen haben, haben Sie vermutlich schon vier Listen mit europäischen Alternativen durchgesehen und stehen trotzdem an derselben Stelle. Das liegt selten an fehlenden Werkzeugen. Es liegt daran, dass niemand Ihnen sagt, welche Schicht bei Ihnen tatsächlich hängt und was das Ablösen kostet.
Wir sind ein europäisches Softwareunternehmen mit Büros in Zagreb und Düsseldorf, bauen seit 2012 komplexe Software und begleiten Unternehmen bei Cloud-Analyse und Cloud-Migration. Dieselbe Frage stellt sich übrigens eine Schicht tiefer: Auch eine tief verwachsene AWS-Umgebung lässt sich umziehen, etwa zu STACKIT, Exoscale oder Hetzner.
Dieselbe Logik gilt auch hier: Bevor über Produkte gesprochen wird, gehört auf den Tisch, wo Ihre Fachanwendungen tatsächlich hängen, was an Entra ID gekoppelt ist, welche Prozesse über Power Automate laufen und was davon sich zu vertretbaren Kosten ablösen lässt. Genau das leistet unsere Cloud-Analyse: Architektur, Kosten und Abhängigkeiten in einem Bild, mit einer Entscheidungsvorlage am Ende.
Manchmal ist das Ergebnis eine Migration in Schichten. Manchmal ist es die Empfehlung, zu bleiben und stattdessen Exit-Strategie und Interoperabilität sauber zu verankern. Beides sagen wir offen, weil wir keine Lizenzen verkaufen.
Seit über 25 Jahren entwickelt Miki Software, die Unternehmen dabei unterstützt, effizienter zu arbeiten und ihre digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.
Europäische Cloud-Anbieter im Vergleich: STACKIT, IONOS, Hetzner und Co. Welcher Anbieter welchen Workload trägt und wann ein Wechsel von AWS lohnt.
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