Wie Sie die Softwareentwicklung erfolgreich auslagern: Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Die Auslagerung der Software-Entwicklung kann einen entscheidenden Unterschied machen, das stimmt.

Aber nur, wenn man es richtig macht.

Zu viele Unternehmen stürzen sich ohne einen klaren Plan in den Markt und wählen den falschen Partner, schätzen das Budget falsch ein oder entscheiden sich für das falsche Modell.

Und das Ergebnis? Verschwendete Zeit, aufgeblähte Budgets und Produkte, die sich nie durchsetzen.

Das muss nicht so sein.

Mit dem richtigen Ansatz kann Outsourcing Ihnen helfen, schneller voranzukommen, auf echtes Fachwissen zurückzugreifen und bessere Software zu entwickeln – ohne den Aufwand, der mit der Einstellung von Mitarbeitern verbunden ist.

In diesem Artikel werden wir den gesamten Prozess aufschlüsseln, von der Entscheidung , ob Sie Ihr Unternehmen auslagern sollten, bis zur Unterzeichnung der richtigen Verträge und dem Start des Projekts.

Lasst uns eintauchen!

Wann sollten Sie die Softwareentwicklung auslagern?

Outsourcing bietet sich an, wenn Sie schnell vorankommen, das Risiko reduzieren und vermeiden wollen, zu früh ein großes internes Team aufzubauen.

Das heißt aber nicht, dass es immer die richtige Entscheidung ist.

Hier sind die häufigsten Gründe für das Outsourcing:

• Sie bauen Ihr erstes Produkt auf – Sie müssen schnell handeln, Ideen testen und wollen keine langfristigen Verpflichtungen eingehen. Ein produktorientierter Partner hilft Ihnen bei der Validierung, bevor Sie skalieren.
• Ihr internes Team ist überlastet – Wenn Sie mit knappen Fristen konfrontiert sind und Ihre Entwickler bereits überlastet sind, können Sie durch Outsourcing die Lieferung aufrechterhalten, ohne dass Ihr Team überlastet wird.
• Ihnen fehlen Schlüsselkompetenzen – Ob Mobile, Backend, QA oder DevOps, durch Outsourcing erhalten Sie Zugang zu Spezialisten, ohne den Zeit- und Kostenaufwand einer Vollzeitanstellung.
• Sie brauchen Flexibilität – Produktprioritäten können sich schnell ändern. Ein ausgelagertes Team kann je nach Bedarf auf- oder absteigen, ohne Einstellungsstopps oder Entlassungsstress.
• Ihr Budget ist begrenzt – ein komplettes internes Team einzustellen ist teuer. Mit Outsourcing können Sie hochwertige Software entwickeln und gleichzeitig die Fixkosten niedrig halten.
• Sie möchten das Risiko reduzieren – Die Zusammenarbeit mit einem Team, das bereits Erfahrung hat, hilft Ihnen, die üblichen Fallen wie Umfangsvergrößerung, schlechte Architektur oder Nacharbeit zu vermeiden.

Beim Outsourcing geht es nicht darum, an der falschen Stelle zu sparen. Es geht darum, die richtigen Leute auszuwählen, die das Richtige bauen – damit Sie sich auf das große Ganze konzentrieren können.

Aber lagern Sie nicht aus, nur weil es billiger ist. Wenn die Kosten der einzige Grund sind, werden Sie den falschen Partner wählen.

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Billiger Code ohne Produktdenken führt zu teuren Fehlern. Ihr Ziel sollte nicht nur sein, weniger Geld auszugeben, sondern intelligenter zu sein.

Das bedeutet, dass Sie ein Team auswählen müssen, das sich an Ihren Zielen orientiert, Verantwortung übernimmt und klar kommuniziert.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie genau das tun können.

Wie man die Entwicklung erfolgreich auslagert

Hier zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Entwicklung erfolgreich auslagern können.

Definieren Sie zunächst Ihre Ziele und Erfolgskriterien

Das ist der Punkt, an dem das Outsourcing erfolgreich ist oder scheitert. Wenn Ihre Ziele vage sind, werden Ihre Ergebnisse auch nicht besser sein…

Sie müssen sich zunächst darüber im Klaren sein, warum Sie das Produkt entwickeln. Definieren Sie dann, wie Erfolg tatsächlich aussieht – für Sie, Ihr Team und Ihre Nutzer.

„Ich will eine App“ ist kein Ziel.

Hier ist, was ist:

• Lancierung eines MVP in 3 Monaten zur Validierung der Nachfrage
• Überarbeitung einer veralteten mobilen App zur Verbesserung von UX und Kundenbindung
• Hinzufügen einer neuen Zahlungsfunktion, die auf allen EU-Märkten funktioniert

Je konkreter Ihr Ziel ist, desto besser.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie dieses Ziel erreichen können, ist das SMART-Zielsystem ein guter Ausgangspunkt:

Hier sind ein paar SMART-Ziele, als Referenz:

• Verkürzung der Einarbeitungszeit um 50 % innerhalb der nächsten 3 Monate
• Steigerung der App-Store-Bewertung von 3,8 auf 4,5 oder höher innerhalb von 4 Monaten nach wichtigen Updates
• Erreichen von 5.000 aktiven Nutzern innerhalb von 6 Monaten

Ziele wie diese helfen Ihnen, alle Beteiligten während der Entwicklung auf dem gleichen Stand zu halten und zu definieren, was Ihr Produkt erreichen soll.

Aber Ihre Ziele gehen fast sicher über Ihr Produkt hinaus.

Vielleicht bedeutet Erfolg, dass Sie für Investoren bereit sind. Vielleicht bedeutet es, Ihr internes Team zu entlasten. Vielleicht geht es auch nur darum, etwas pünktlich zu liefern, ohne den Schlaf zu verlieren.

Schreiben Sie sie auf und teilen Sie sie mit Ihrem potenziellen Partner. Ein gutes Team wird das Engagement darauf abstimmen.

Denken Sie daran, dass ein guter Partner nicht einfach nur einen Auftrag haben möchte – er möchte das Problem dahinter verstehen.

Je mehr sie verstehen, desto mehr können sie beitragen. Nicht nur Code, sondern auch Ideen für Verbesserungen.

Sobald man sich einig ist, wird alles andere einfacher: Budgetierung, Zeitplan, Teamstruktur und Umsetzung.

Und genau deshalb ist dieser Schritt so wichtig.

Legen Sie Ihr ursprüngliches Budget fest

Viele Projekte scheitern an schlechter Budgetierung, nicht an schlechter Technik.

Es ist leicht, sein Geld zu verbrauchen, ohne es zu merken. Eine zusätzliche Funktion. Eine Verzögerung. Eine Richtungsänderung. Plötzlich haben Sie keine Startbahn mehr.

Und die Statistiken bestätigen das. Nach Angaben von McKinsey überschreiten 66 % der großen IT-Projekte das Budget:

Quelle: McKinsey

Was ist also die Lösung?

Sie müssen sich auf die Realität einstellen und nicht nur die besten Szenarien in Betracht ziehen.

Und anstatt nur zu fragen : „Wie viel kostet es?“, fragen Sie: „Was bekomme ich für diesen Preis„?

Sie müssen nicht unbedingt eine perfekte Figur im Kopf haben. Aber Sie sollten wissen, in welchem Bereich Sie sich bewegen und was Sie sich davon versprechen.

Ein guter Partner wird Ihnen helfen, den Spielraum zu verfeinern. Aber nur, wenn Sie ehrlich sind und Ihre Grenzen kennen.

Vergessen Sie auch nicht, dass die Entwicklung nur ein Teil der Gleichung ist.

Sie müssen auch ein Budget für Produktfindung, Design, Vertrieb und Marketing, Iteration und unerwartete Änderungen einplanen.

Hier ein Beispiel dafür, wie Sie Ihr Budget sprengen könnten:

• Entdeckung – 10-15%
• Erstentwicklung – 30-40%
• Einführung und Vermarktung – 20-30%
• Iterationen und Aktualisierungen nach der Markteinführung – 15-20%

Dies ist nur ein anschauliches Beispiel, und das genaue Verhältnis hängt von Ihrem spezifischen Projekt und Ihren spezifischen Bedürfnissen ab.

Aber der Punkt ist, dass man nicht gleich alles auf eine Karte setzen sollte .

Wenn Sie 80-90 % Ihres Budgets nur für die Version 1.0 ausgeben, haben Sie keinen Spielraum, um Ihr Produkt tatsächlich zu entwickeln.

Und noch etwas: Haben Sie keine Angst davor, weniger zu bauen.

Eine Ausweitung des Projektumfangs ist eine tödliche Gefahr, und der beste Weg, Ihr Budget zu schützen, besteht darin, nur das zu bauen, was wichtig ist.

Beginnen Sie mit dem Kernproblem und konzentrieren Sie sich darauf, es gut zu lösen. Alles andere kann warten.

Wählen Sie das richtige Outsourcing-Modell

Beim Outsourcing gibt es keine Einheitslösung für alle.

Die Art und Weise, wie Sie mit einem ausgelagerten Team zusammenarbeiten, hängt davon ab, was Sie bauen, wie schnell Sie es brauchen und wie viel Kontrolle Sie wünschen.

Wählt man das falsche Modell, wird alles schwieriger – Umfang, Lieferung, Kommunikation, Verantwortung.

Wählen Sie die richtige Lösung, und Ihr ausgelagertes Team wird sich wie ein internes Team fühlen.

Sie haben die Wahl zwischen 3 Hauptmodellen : Teamverstärkung, engagiertes Team und projektbasiertes Modell.

Hier ist ein detaillierterer Vergleich:

Teamverstärkung vs. eigenes Team vs. projektbasiertes Modell: Vergleich

Team-Augmentation ist ideal, wenn Sie Ihr internes Team mit externen Experten erweitern müssen, um Qualifikationslücken zu schließen oder die Kapazität vorübergehend zu erhöhen.

Ein engagiertes Team ist hingegen ideal, wenn Sie ein Produkt von Grund auf aufbauen und ein langfristiges, konzentriertes Entwicklungsteam benötigen, dem Sie vertrauen können.

Schließlich ist das projektbasierte Modell gut geeignet, wenn Sie einen klar definierten Umfang haben und nur ein Team brauchen, um Ihr Projekt über die Linie zu bringen.

Sie müssen auch das richtige Preismodell wählen. Hier haben Sie 2 Möglichkeiten: Festpreis und Zeit und Material.

Hier ein kurzer Überblick über ihre wichtigsten Unterschiede:

Festpreis vs. Zeit und Material: Überblick

Das Festpreismodell funktioniert, wenn Ihr Aufgabenbereich klar und deutlich definiert ist.

Die Sache hat jedoch einen Haken: Alle Änderungen, die Sie am ursprünglichen Umfang vornehmen, müssen separat ausgehandelt werden, und Sie müssen dafür extra bezahlen.

Das Zeit- und Materialmodell ist dagegen ein faireres Preismodell – Sie zahlen für die Zeit und die Ressourcen, die während der Entwicklung tatsächlich verbraucht werden.

Es ist viel besser geeignet, wenn Sie Flexibilität benötigen oder sich der Umfang Ihres Projekts während der Entwicklung ändert.

Das von Ihnen gewählte Modell bzw. die Modelle prägen jeden Aspekt der Zusammenarbeit mit Ihrem Outsourcing-Partner.

Sie können es sich also nicht leisten, hier einen Fehler zu machen.

Suche starten und eine Auswahlliste erstellen

Bei der Suche nach dem richtigen Partner geht es nicht um das Volumen.

Sie brauchen nicht zwanzig Vorschläge. Sie brauchen eine kleine Liste von Teams, die tatsächlich verstehen, was Sie aufbauen wollen.

Wo sollten Sie also anfangen?

Beginnen Sie mit Ihrem Netzwerk. Fragen Sie Gründer, PMs und Ingenieure, denen Sie vertrauen – persönliche Empfehlungen sind oft die zuverlässigste Quelle.

Dann gehen Sie tiefer. Verwenden Sie Google, um Unternehmen zu finden, die die von Ihnen gesuchten Dienstleistungen anbieten.

Besuchen Sie die Websites der Unternehmen, aber überfliegen Sie nicht nur die Homepage , sondern lesen Sie die Fallstudien, achten Sie auf die Art und Weise, wie sie schreiben, und achten Sie darauf, wie sie über Prozesse und nicht nur über Ergebnisse sprechen.

Hier ist, worauf Sie achten sollten:

• Transparenz – Erläutern sie ihren Prozess? Teilen sie mit, wie sie zusammenarbeiten? Veröffentlichen sie wertvolle und technische Inhalte?
• Schwerpunkt – Versuchen sie, alles zu machen? Oder sind sie auf bestimmte Plattformen oder Technologien spezialisiert?
• Teamstruktur – Können Sie sagen, wie viele Leute dort arbeiten? Sind sie eine Ein-Personen-Show oder ein echtes Team mit Prozessen und Strukturen?
• Einschlägige Erfahrung – Haben sie Produkte wie das Ihre entwickelt? Für Ihren Markt? Auf Ihrer Plattform?
• Fallstudien mit Details – Achten Sie auf klare Ergebnisse, nicht auf Floskeln. Welches Problem haben sie gelöst? Und wie? Was haben sie tatsächlich gebaut?

Als Nächstes sollten Sie Ihre erste Liste eingrenzen. Prüfen Sie Bewertungsplattformen Dritter wie:

• Kupplung
• G2
• Goodfirms
• DesignRush

Sehen Sie sich echte Kundenrezensionen an, nicht nur Fünf-Sterne-Bewertungen. Dies wird Ihnen helfen, eine gezielte Auswahlliste zu erstellen.

Beschränken Sie sich auf maximal 3-5 potenzielle Partner. Das ist genug, um ihre Ansätze, Preise und die Chemie zu vergleichen, ohne in einem Hin und Her unterzugehen.

Sprechen Sie mit einem klaren Briefing. Nicht nur „wir wollen eine App“, sondern welches Problem Sie lösen wollen, wer (Ihrer Meinung nach) Ihre Nutzer sind und wie der Erfolg aussieht.

Die Guten werden mit klugen Fragen nachhaken, nicht nur mit einem Preisschild.

Sie suchen nicht nur jemanden, der zu allem Ja sagt. Sie wollen einen Partner, der Ihre vagen Ideen in Frage stellt, Ihren Spielraum schärft und das Produktdenken auf den Tisch bringt.

Prüfen der Auswahlliste

Jetzt wird es ernst.

Sie haben ein paar vielversprechende Partner gefunden, jetzt müssen Sie herausfinden, wer tatsächlich etwas liefern kann und wer nur weiß, wie man verkauft.

Beim Auswahlverfahren geht es nicht darum, das auffälligste Angebot zu finden. Es geht darum, das Team zu finden, das zu Ihrer Arbeitsweise passt und so denkt wie Sie.

Dies ist wichtig, da kulturelle Inkompatibilität einer der Hauptgründe für das Scheitern ausgelagerter Projekte ist.

Zunächst sollten Sie jedoch mit den Grundlagen beginnen.

Bevor Sie sich mit ihren Prozessen und ihrer Kultur beschäftigen, sollten Sie sicherstellen, dass die Grundlagen vorhanden sind:

• Haben sie Erfahrung mit Produkten wie dem Ihren?
• Haben sie mit Unternehmen in Ihrem Stadium gearbeitet?
• Können sie das Team bei Bedarf vergrößern oder verkleinern?
• Sind sie offen über ihre Preisgestaltung und Lieferbedingungen?

Wenn etwas davon unklar ist, fragen Sie direkt nach. Ein starker Partner wird es ohne Zögern erklären.

Dann müssen Sie tiefer graben. Bleiben Sie nicht bei „Wie arbeiten Sie?“ stehen, sondern fragen Sie:

• Wer genau wird an meinem Produkt arbeiten?
• Wie gehen Sie mit sich ändernden Prioritäten oder Aufgabenbereichen um?
• Wie stellen Sie die Qualität während des gesamten Prozesses sicher?
• Was passiert, wenn etwas schief geht?
• Wie oft werde ich von dem Team hören?
• Kann ich mit jedem Mitglied des Teams direkt sprechen?

Außerdem wollen Sie kein Team, das blindlings Anweisungen befolgt – Sie wollen ein Team, das Verantwortung übernimmt und sowohl nach dem „Warum“ als auch nach dem „Wie“ fragt.

Wenn das Team, das Sie prüfen, durchdachte Fragen zu Ihren Zielen stellt und nicht nur zu den Funktionen, die es entwickeln wird, ist das ein gutes Zeichen.

Fertigkeiten sind wichtig. Aber wie wir bereits erwähnt haben, bringt ein schlechtes kulturelles Umfeld mehr Projekte zum Scheitern als schlechter Code es je könnte.

Wenn Sie ein ungutes Gefühl haben, vertrauen Sie auf Ihr Bauchgefühl. Es muss sich um eine langfristige Beziehung handeln, nicht um ein einmaliges Geschäft.

Beim Vetting geht es nicht darum, die Schwachen herauszufiltern. Es geht darum, das Team zu finden, das Ihr Projekt auf die nächste Stufe heben kann.

Wenn Sie es richtig machen, vermeiden Sie den schmerzhaften Wechsel des Partners mitten im Projekt. Machen Sie es richtig, und Sie werden ein Team finden, das besser baut, als Sie es sich vorgestellt haben.

Klein anfangen und das Wasser testen

Bevor Sie sich auf eine langfristige Partnerschaft einlassen, sollten Sie einen kleinen Test durchführen – vor allem, wenn Ihr Projekt eine große Verpflichtung darstellt.

Sie werden in zwei Wochen echter Arbeit mehr lernen als in stundenlangen Sitzungen und Verkaufsgesprächen.

Selbst der auf dem Papier vielversprechendste Partner ist in der Praxis vielleicht nicht der richtige.

Ein kleines Testprojekt zeigt, wie sie wirklich funktionieren:

• Werden die Fristen eingehalten?
• Stellen sie intelligente Fragen?
• Sind sie produktorientiert oder einfach nur Code-Monkeys?
• Kommunizieren sie klar und häufig?

Wie sollte also ein Testprojekt aussehen?

Das hängt davon ab, was Sie bauen wollen und wo Sie anfangen.

Hier sind einige Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen sollten:

• Ein Entdeckungssprint zur Erkundung von Funktionen, Technik und Umfang
• Ein UX-Workshop zur Validierung Ihrer Designrichtung
• Ein Prototyp oder klickbares Mockup
• Ein Feature Spike zum Testen von Backend- oder mobilen Funktionen

Sie dauern nicht lange und ein gutes Team kann sie in 1-2 Wochen abschließen. Sie werden etwas Greifbares mitnehmen – Code, Entwürfe, Dokumentation oder neue Erkenntnisse.

Das Ziel ist nicht nur, etwas zu bauen. Es geht darum, zu sehen, wie sie unter Druck arbeiten.

Achten Sie darauf, wie schnell sie sich einarbeiten, wie sie mit Feedback umgehen und ob sie ihre Aufgaben selbst in die Hand nehmen oder Unterstützung brauchen.

Testprojekte helfen Ihnen, kostspielige Fehler zu vermeiden, wie z. B. den falschen Partner auszuwählen oder ohne ausreichenden Kontext zu beginnen.

Es ist besser, diese Lektionen früh zu lernen, wenn man noch Zeit hat, sich darauf einzustellen. Überspringen Sie dies also nicht und überstürzen Sie die Beziehung nicht.

Unterzeichnen Sie die richtigen Verträge

Sie haben sich Ihren Partner ausgesucht und getestet, wie Sie zusammenarbeiten. Jetzt ist es an der Zeit, es offiziell zu machen.

Es handelt sich dabei nicht nur um juristischen Papierkram, sondern um Schutz – für Ihr Produkt, Ihr geistiges Eigentum und Ihr Budget.

Betrachten Sie diesen Schritt nicht als eine Formalität. Wenn Sie es richtig machen, vermeiden Sie spätere Überraschungen.

Es gibt 3 wichtige Verträge, die Sie unterschreiben müssen, bevor Sie mit den Arbeiten beginnen können:

• NDA (Vertraulichkeitsvereinbarung)
• MSA (Rahmenvertrag für Dienstleistungen)
• SOW (Arbeitsbeschreibung)

Jeder spielt eine andere Rolle. Gemeinsam definieren sie die Beziehung, die Arbeit und die Regeln für die Zusammenarbeit mit Ihrem Outsourcing-Partner.

Hier ist ein kurzer Überblick:

NDA vs. MSA vs. SOW: Vergleich

Die NDA ist einfach, aber wichtig. Sie stellt sicher, dass alles, was Sie teilen, wie Ideen, Strategien, Designs und Nutzerdaten, vertraulich bleibt.

Sie sollten dies unterschreiben lassen, bevor Sie Einzelheiten mitteilen. Wenn sie sich wehren, ist das ein Warnsignal.

Der MSA ist das Rückgrat Ihrer Beziehung und legt die Regeln für die künftige Zusammenarbeit mit Ihrem Partner fest.

Der SOW schließlich ist Ihr Projektplan und legt die spezifischen Details für Ihr Projekt fest, z. B. den Umfang, den Zeitplan, die zu erbringenden Leistungen und so weiter.

Der wichtigste Punkt, den Sie klären müssen, ist das Eigentum am geistigen Eigentum. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Vertrag besagt, dass alle Codes, Entwürfe und Vermögenswerte nach der Bezahlung Ihnen gehören.

Und selbst wenn der Vertrag unkompliziert aussieht (und ist), sollten Sie ihn von einem Anwalt überprüfen lassen – insbesondere den MSA.

Nehmen Sie diesen Schritt ernst, seien Sie klar und detailliert. Denn sobald der Papierkram unterschrieben ist, sind Sie nicht mehr nur ein Interessent. Sie sind ein Partner.

Startschuss für das Projekt

Der Vertrag ist unterzeichnet. Jetzt ist es an der Zeit, dass der Zauber beginnt.

Aber vor dem ersten Commit oder Sprint brauchen Sie einen ordentlichen Kickoff.

Ein guter Start macht den Unterschied zwischen einem reibungslosen Start und wochenlangem Durcheinander.

Hier sind sich alle einig, die Zuständigkeiten werden geklärt, und die eigentliche Arbeit beginnt.

Und wie macht man das?

Beginnen Sie mit einem Kickoff-Call. Versenden Sie nicht nur Slack-Einladungen und Repo-Links, sondern rufen Sie alle an – das gesamte Team, auf beiden Seiten.

Hier wird erklärt, wie man das macht:

Quelle: Der digitale Projektmanager

Selbst wenn Sie den SOW bereits geteilt haben, gehen Sie ihn noch einmal durch:

• Überprüfen Sie die wichtigsten Funktionen
• Prioritäten klären
• Bestätigen Sie alle Annahmen
• Die ersten Meilensteine aufschlüsseln

Gute Teams werden Teile des Umfangs in Frage stellen. Das ist ein gutes Zeichen, denn es bedeutet, dass sie bereits vorausschauend denken.

Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie genau wissen, wer was tut:

• Wer ist der Hauptansprechpartner?
• Wem gehört die Lieferung auf jeder Seite?
• Wer ist für Design, QA, Entwicklung und Planung zuständig?

So wird vermieden, dass man sich später fragt: „Moment mal, wer ist denn da zuständig?

Und vergessen Sie nicht, Ihrem Team Zugang zu allem zu gewähren. Wir wissen, dass das offensichtlich klingt, aber es wird oft übersehen.

Vergewissern Sie sich, dass das Team Zugang dazu hat:

• Repos und Zweigstellen
• Design-Dateien
• Frühere Forschung
• Berechtigungsnachweise und Umgebungen
• Alle relevanten Unterlagen

Niemand sollte drei Tage lang auf ein Passwort oder einen Link warten müssen.

Senden Sie nach der Telefonkonferenz eine einfache Zusammenfassung mit den wichtigsten Erkenntnissen, Links zu gemeinsamen Tools und Unterlagen, zugewiesenen Aktionspunkten und dem Datum des ersten Sprints/Meilensteins.

Auf diese Weise werden alle in dieselbe Richtung gehen.

Die besten Anfänge fühlen sich an wie der Beginn von etwas Sinnvollem, nicht wie ein weiteres Projekt.

Nehmen Sie sich die Zeit und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten von Anfang an auf derselben Seite stehen.

Ein guter Start macht alles, was folgt, reibungsloser, schneller und besser.

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